프레젠테이션 Tip

정해진 프레젠테이션 시간이 끝나고 나면 어김없이 찾아오는 시간, 그 누구도 피해갈 수 없는 시간이 바로 ‘질의 응답(Q&A)’ 차례이다.

발표자의 경험과 상관없이 예상치 못한 질문이 발생할 수 있어서 늘 긴장되는 순간이다.

발표자를 긴장시키는 질의응답 (Q&A)

 
어떤 이들은 프레젠테이션에 있어서 ‘질의응답’을 중요하지 않게 여길 수도 있겠지만
‘제안 프레젠테이션’에서는 다 된 밥에 재 뿌리는 상황이 발생할 수 있는 중요한 순간이다.

경쟁 팀들이 비슷한 프레젠테이션을 했을 경우 질의응답이 승패를 좌우할 수도 있기 때문이다.
 
발표를 무사히 끝내고 한 숨 돌리려고 하는 순간, 결정권을 가진 누군가가 질문할 수 있다.
 

“지금 말씀하신 계획대로, 정말 실행이 가능한가요?”

 
아주 단순한 질문 같지만 어떻게 답변하느냐에 따라 앞서 했던 프레젠테이션에
악영향을 주는 사태가 발생할 수도 있기 때문에 질의응답에 대해서도 준비하는 것이 좋다.
 

■ 성공적인 질의응답(Q&A)을 위한 5가지 단계

 
[1단계] 예상 질문 리스트를 준비한다.

– 프로젝트 팀과 함께 예상 질문을 뽑는다.
– 프레젠테이션 안에 없는 질문도 예측하라.
– 반대하는 사람들의 질문도 예상해야 한다.
– 예상 답변은 정확하고 검증된 내용인지 확인한다.

 
[2단계] 청중의 질문을 듣고, 스스로 점검하라

– 질문자는 누구인가?
– 질문자는 왜 이런 질문을 했는가?
– ‘주제’와 관련된 질문인가?
– 질문에 대해 지금 답할 것인가, 아니면 나중에 할 것인가?

 
[3단계] 질문에 대한 스스로 이해도를 확인한다.

– 질문에 대해 스스로 이해 여부를 점검한다.
– 질문자에게 질문을 다시 한 번 확인한다.
– 질문자의 질문내용과 감정을 살핀다.

 
[4단계] 질문에 대해 청중에게 답변한다.

– 답변을 시작할 때는 질문자와 시선을 맞춘다.
– 답변 하면서부터 전체 청중과 시선을 맞춘다.

 
[5단계] 반응을 살핀다.

– 답변은 10초 정도로 하며, 복잡한 질문의 경우도 30초를 넘지 않는다.
– 질문자에게 질문에 대한 답변이 되었는지 묻는다.

 

■ 발표자를 당황시키는 Q&A 대처법

 
① 프레젠테이션 내용의 실수를 지적할 경우
 
프레젠테이션 자료의 문제점이나 슬라이드 편집상의 실수, 각종 자료 착오 등의 실수를
지적 받을 수 있다. 이럴 때일수록 당황하거나 변명하지 말고 실수를 인정하는 답변을 해야 한다.
 
“최대한 꼼꼼히 확인했는데 그 부분은 착오가 있었던 것 같습니다.  앞으로 정정하도록 하겠습니다. 말씀해주셔서 감사합니다.”
 
② 많은 질문이 한꺼번에 나오는 경우
 
프레젠테이션에서 질문을 많이 하는 사람이 종종 있다, 질문자가 미리 질문들을 적어두고서
질의응답시간에 여러 개의 질문을 한꺼번에 물어보는 경우 침착하게 대처해야 한다.
본인이 알아볼 수 있도록 빠르게 질문을 메모를 하고, 답변하기 전 질문 내용을 하나씩 확인하며 답변한다.
 
“많은 질문을 해주셨는데요, 하나씩 답변 드리겠습니다. (      ) 이렇게 질문하신 게 맞습니까?.”
 
③ 어려운 질문 또는 모르는 질문이 나오는 경우
 
발표한 내용에 대해서는 누구보다 발표자가 가장 많이 알고 있다.
하지만 간혹 발표자보다 그 분야에 대해 이해도가 높은 전문가가 어려운 질문을 던질 때가 있다.
이럴 경우 적당히 때우기 식 답변을 했다가 오히려 망신을 당할 수 있다. 이럴 때 일수록 솔직해야 한다.
 
” 질문하신 부분에 대해서는 제가 잘 모르는 부분입니다. 
 혹시 제가 추가적으로 조사한 뒤 말씀 드려도 되겠습니까? 메일 주소 등을 주시면 제가 추후에 답변 드리도록 하겠습니다.”
 
④ 이유없이 반대를 주장하는 경우
 
무슨 이유에서인지 ‘질의응답’ 시간에 ‘발표자 기 죽이기’를 작정한 사람들이 있다.
발표자가에게 질문을 하고 난 뒤, 발표자가 답변을 하면 ‘틀렸다’, ‘그게 아니다’ 라고 우기며 현장의 분위기를 순식간에 망치는 질문자가 있다.
그럴 땐, 질문자에게 ‘역으로 질문’을 하고,
 
“틀렸다고 말씀하셨는데, 그렇게 생각하시는 이유를 말씀해주시겠습니까?”
질문자가 한 답변에 대해 ‘청중에게 재 질문’해서 감정 섞인 논쟁을 해결하도록 한다.
 

■ 예상 질문 답변, 사전에 점검하기

 
예상되는 질문 리스트를 만드는 건 쉽지만 답변을 미리 준비한다는 것은 결코 쉽지 않다.
왜냐하면 질문자는 한 명이지만 답변을 듣기 원하는 사람들은 청중 전체이기 때문이다.
 
청중 모두를 10~30초 정도의 짧은 답변으로 만족하게 하기 위해서 ‘예상 질문 답변’에 대해서 사전에 준비할 때 확인 점검이 필요하다.
 

<예상 질문 ‘답변’ 에 대한 점검 포인트 >

– 질문자의 의도를 만족시킬 수 있는 답변인가?

– 억지스러운 답변, 논리적 모순은 없는가?

– 프레젠테이션 주제와 어떤 관련이 있는 답변인가?

– 답변의 메시지와 근거가 명확한가?

– 청중이 이해하기 쉬운 답변인가?

– 마지막으로 모든 질문에 꼭 답변할 필요는 없다
(주제를 벗어난 예상 질문에 대해서는 답변을 정중히 거절할 수 있다)